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Le 25 novembre 2003

Notation 2003 des professeurs de sport
et des agents non titulaires du secteur sport

INSTRUCTION N°03-200 JS
LE MINISTRE DES SPORTS

OBJET : Notation 2003 des professeurs de sport et des agents non titulaires du secteur sport

La présente instruction a pour objet de préciser les conditions dans lesquelles s’effectuera la notation des professeurs de sport et des agents non titulaires du secteur sport pour l’année 2003.
La notation 2003 s’effectuera selon les mêmes modalités que l’an passé.
Ce n’est qu’en 2004 que la réforme de la notation induite par le décret n° 2002-682 du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d’évaluation, de notation et d’avancement des fonctionnaires de l’Etat entrera en vigueur.

I – PRINCIPES GENERAUX
La notation permet d’assurer aux intéressés, conformément à leur statut, un avancement différencié, compte tenu de leur manière de servir (article 17 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983).
L’attention des chefs de service est donc tout particulièrement appelée sur le fait que la notation ne doit être fondée que sur cette seule manière de servir au cours de l’année.
Sont concernés, les personnels techniques et pédagogiques, titulaires ou non-titulaires, du secteur sport, affectés dans une direction régionale ou départementale, un CREPS, une école nationale, l’INSEP, à l’administration centrale ou détachés auprès d’autres administrations, d’organismes divers ou sur contrat de préparation olympique et de haut -niveau.
La réglementation en vigueur précise que le pouvoir de notation appartient au ministre
des sports qui s’appuie sur une proposition du supérieur hiérarchique de l’agent dénommé dans la présente instruction « chef de service ».
Par supérieur hiérarchique, il faut entendre :
- le directeur régional et départemental pour toute personne affectée à la DRD, y compris les agents placés auprès d’une fédération,
- le directeur départemental pour toute personne affectée dans une direction départementale,
- le chef d’établissement pour le personnel de chaque établissement,
- la directrice des sports pour les agents rémunérés sur les crédits de la préparation olympique ou occupant, sur des emplois permanents, des fonctions de directeur technique national et les agents affectés à la direction des sports,
- le directeur du personnel et de l'administration, le délégué à l’emploi et aux formations ou les chefs de bureau concernés pour le bureau du cabinet et le bureau de la communication pour les agents affectés à l'administration centrale,
- le chef de service de l’administration d’accueil pour les personnels détachés dans une autre administration. Le chef de service peut s’entourer des avis qu’il juge nécessaire en particulier dans les grands établissements ou structures.

II – L’ENTRETIEN
La procédure de notation ne peut se concevoir sans un entretien approfondi entre le supérieur hiérarchique ou son représentant dûment mandaté et l’agent noté, qui doit contribuer à la nécessaire transparence et au dialogue avec les personnels. L’entretien est une procédure obligatoire. Cet entretien doit être l’occasion de prendre en compte les objectifs annuels fixés par le chef de service à l’intention de l’agent et la façon dont ils ont été déterminés (lettre de mission – contrat d’objectifs).
Il est recommandé de profiter de cet entretien pour évoquer avec l’agent les évolutions de carrière possibles et ses besoins ou ses attentes en matière de formation, en cohérence avec les missions confiées ou avec une évolution de carrière envisagée.

III – MISE EN OEUVRE DE LA PROCEDURE DE NOTATION
a- transmission des notices de notation aux services déconcentrés Le bureau DPA 5 transmet les notices de notation individuelles et nominatives aux directeurs régionaux pour l’ensemble des personnels techniques et pédagogiques affectés dans la région et dont ils gèrent les rémunérations, sauf ceux des écoles nationales et de l’INSEP qui sont directement destinataires des notices.
Les directions régionales transmettent aux directions départementales et aux CREPS de leur région les notices de notation des agents relevant de leur service respectif.
b- la notice de notation
Apparaît sur cette notice l’historique ainsi que le mode d’obtention des deux dernières promotions obtenues par l’agent (ancienneté, choix, grand choix) et les trois dernières notations obtenues par l’agent depuis 2000.
La manière de servir est appréciée sur la période 1er septembre 2002-31 août 2003. Une grille d’appréciation (annexe 1) comportant cinq degrés (de « médiocre » à « très bien ») permet au chef de service d’analyser la manière de servir de l’agent de cinq points de vue différents :

  • Sens du service public ;
  • Activité et efficacité ;
  • Autorité professionnelle et rayonnement ;
  • Capacité d’investissement ;
  • Capacité de dialogue avec les partenaires.

Dans chaque de ces rubriques, il convient de cocher une case et une seule.
S’appuyant sur l’ensemble des critères, l’appréciation littérale synthétique doit exprimer, sous forme certes concise mais toujours explicite, une appréciation la plus complète et précise possible sur la valeur professionnelle de l’agent et sur les efforts déployés par celui-ci dans le service au cours de l’année de référence.
La grille indicative ci-jointe vous permettra d’identifier pour un échelon déterminé la valeur de la note qu’il semble légitime d’attribuer en fonction des attributions portées sur la manière de servir. La valeur correspondant à l’appréciation « très bien » doit être considérée comme un maximum pour l’échelon considéré.
La note proposée devr a être en cohérence avec l’analyse de la manière de servir et avec l’appréciation synthétique. Elle pourra comporter deux chiffres après la virgule.
Cette procédure devra respecter le calendrier présenté en annexe 2.

c- respect des valeurs de référence par échelon
Compte tenu du rôle prépondérant joué par la notation dans les procédures d’avancement et de promotion, il est important que des règles homogènes soient mises en oeuvre sur l’ensemble du territoire.
C’est un des objectifs poursuivis par la réforme engagée qui indique la valeur maximum de la note pour un agent classé à un échelon déterminé. L’échelon concerné est celui qui figure sur la notice elle-même.
Cette méthode n’a pas pour effet de limiter les pouvoirs que le ministre tient des dispositions du statut général des fonctionnaires (article 17 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, article 55 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 et décret n° 59-308 du 14 février 1959) mais d’ordonner l’évolution des notes au plan national et de garantir un traitement équitable des agents sur l’ensemble du territoire.
d- la notation des conseillers techniques sportifs
S’agissant de la notation des conseillers techniques sportifs, il appartient au chef de service de demander au responsable technique de l’organisme auprès duquel est placé l’agent une appréciation littérale précisant la manière de servir des intéressés dans le cadre des missions qui leur sont confiées dans leur lettre de mission (en particulier le directeur technique national pour les conseillers techniques à missions nationales ou les responsables de pôles France).
Dans tous les cas, seul le chef de service est habilité à émettre une proposition de note chiffrée. L’appréciation littérale du directeur technique national devra être jointe à la notice de notation.
e- transmission des notices de notation à l’administration centrale
Les fiches de notation devront, sauf exception explicitement prévue par la présente instruction, être adressées au directeur régional pour le 8 janvier 2004 qui les transmettra à l’administration centrale (bureau DPA 5 ) impérativement avant le 16 janvier 2004.
Seules seront prises en compte les propositions de notes ni raturées, ni surchargées et les appréciations portées par les chefs de service sur les notice dans le cadre prévu à cet effet.
Le directeur régional peut accompagner cette transmission des observations qu’il juge utiles, notamment s’il a le sentiment que les pratiques de notation diffèrent sensiblement d’un chef de service à l’autre, mais il ne modifiera pas lui-même les propositions qu’il transmettra.
Je vous demande de veiller tout particulièrement au respect des délais de transmission de ces documents : tout retard dans la procédure risque d’être préjudiciable au déroulement carrière des agents concernés.
f- communication à l’agent de la proposition de note chiffrée et de l’appréciation
L’administration centrale, au vu des propositions des chefs de service et des éventuelles observations des directeurs régionaux, arrêtera la note de chaque agent, après avoir procédé si nécessaire à la réduction des disparités sensibles entre les régions ou, sur des cas individuels, d’écarts trop importants résultant du non respect des principes et règles énoncées par la présente instruction.
Les notices seront ensuite retournées dans les services pour notification aux agents.
Chaque agent attestera qu’il a pris connaissance de la note qui lui a été attribuée ainsi que des voies et délais de recours mentionnés au verso de la notice de notation en signant la notice dans la case C.
Une demande de révision de note pourra être formulée dans un délai de 15 jours à compter de la réception par l’agent de la notification de sa notice de notation. L’agent cochera« oui » dans la case C de la notice de notation et adressera une lettre manuscrite par voie hiérarchique au bureau DPA 5.
Après formulation d’un avis par la CAP, la note définitive sera attribuée par le ministre.
Cette note sera notifiée à l’agent qui disposera d’un délai de 2 mois pour former un recours contentieux.
Je vous serais reconnaissant de me faire part de toutes les difficultés que vous pourriez rencontrer dans l’application de cette instruction.

POUR LE MINISTRE DES SPORTS ET PAR DELEG ATION LE DIRECTEUR DU PERSONNEL ET DE L’ADMINISTRATION
HERVÉ CANNEVA

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